Organización y gestión de una farmacias si quieres iniciar tu proyecto
En toda estructura de salud, son indispensables una organización funcional y una gestión rigurosa para:
- mantener un stock permanente de medicamentos y material renovable esenciales de calidad;
- reducir los costes;
- ahorrar tiempo y optimizar el trabajo del personal;
- facilitar la gestión y la evaluación continua del consumo.
En cualquier caso, es necesario tomar en consideración la política farmacéutica nacional y la reglamentación vigente, en las cuales deben integrarse las actividades farmacéuticas llevadas a cabo.
Información preliminar
Designación de los medicamentos
Todo principio activo tiene una denominación común internacional (DCI). En cualquier lista estandarizada, los medicamentos se designan según su DCI. Para evitar confusiones, la DCI se debe utilizar también en los protocolos terapéuticos y los documentos de gestión puesto que los medicamentos se comercializan bajo su DCI o un gran número de nombres comerciales, que varían según el fabricante (p. ej. la ampicilina puede encontrarse como Britapen®, Penbritin®, Pentrexil®, Totapen®).
Los medicamentos genéricos son copias de medicamentos cuya patente ha caducado. Entonces pueden ser fabricados por cualquier laboratorio farmacéutico y se comercializan con frecuencia bajo su DCI o a veces bajo un nuevo nombre comercial.
Selección de medicamentos
En la mayor parte de países existe una lista nacional de medicamentos esenciales. En caso contrario, hay que remitirse a la lista de la OMS más reciente.
La adopción de tal lista presenta varias ventajas:
- simplifica el aprovisionamiento y reduce los costes: la mayoría de los medicamentos de la lista OMS se encuentran en el mercado como genéricos a un precio asequible;
- facilita la coordinación de la ayuda internacional y es aceptada por los organismos que subvencionan los proyectos (Naciones Unidas, Unión Europea, etc.).
La lista de medicamentos seleccionados se deriva de la elaboración de esquemas terapéuticos estandarizados. Esta sistemática ofrece dos ventajas:
- mejores tratamientos, gracias a la utilización más racional de un número restringido de medicamentos esenciales;
- una economía y mejor administración a nivel de compras, almacenamiento, distribución y control.
Se debe evitar proponer múltiples dosificaciones o formas de un mismo medicamento. En la mayor parte de los casos, hay que a una forma/dosificación para adultos y una forma/ dosificación pediátrica. Ello facilita la gestión y evita las confusiones en la prescripción.
En ocasiones, hay que tener en cuenta algunas costumbres locales en la prescripción, p. ej. en el África francófona, se utilizan comprimidos de aspirina de 500 mg; en el África anglófona, comprimidos de 300 mg.
Observación: el material renovable (material de curas, de inyección, suturas, etc.) se debe también limitar a lo esencial y será sometido también a listas estándares.
Clasificación de los medicamentos
En la lista de la OMS, los medicamentos se agrupan según su acción terapéutica. Esta clasificación presenta una clara ventaja pedagógica pero no permite elaborar un sistema de colocación (p. ej. un mismo medicamento puede figurar en diferentes grupos).
Médicos Sin Fronteras recomienda colocarlos por vía de administración y orden alfabético.
Los medicamentos se reparten en 6 grupos y se clasifican por orden alfabético dentro de cada grupo:
- medicamentos orales
- medicamentos inyectables
- soluciones de perfusión
- vacunas, inmunoglobulinas y sueros
- medicamentos de uso externo y antisépticos
- desinfectantes
Esta clasificación se debe encontrar siempre la misma en todos los niveles del sistema de gestión (hojas de pedido, fichas de stock, listas de inventario, etc.) para facilitar todo el conjunto de procedimientos.
Niveles de utilización
Se deben establecer listas más restringidas en función del nivel de las estructuras de salud y de la competencia de los prescriptores. La elaboración de las listas restringidas y la designación de los niveles de prescripción y distribución, se deben adaptar a la terminología y al contexto de cada país.
Evaluación cuantitativa de las necesidades al abrir un proyecto
Una vez establecidos los protocolos terapéuticos y la lista de medicamentos y material, se puede calcular las cantidades respectivas para cada producto a partir del número previsible de pacientes y la distribución de patologías.
Existen varios métodos (referirse al documento de la OMS Como estimar las necesidades en medicamentos). Las cantidades calculadas pueden diferir de las necesidades reales o de la demanda (como en el caso en que aumenta la frecuentación a un centro o si los prescriptores no respetan los protocolos terapéuticos propuestos).
En situaciones de emergencia, especialmente durante desplazamiento de poblaciones, el Botiquín Médico de Emergencia (lista común OMS, ACNUR, MSF, etc.) está concebido para satisfacer las necesidades de atención de la salud de una población de 10 000 personas durante 3 meses. Las necesidades locales específicas deben ser evaluadas para poder organizar, a continuación, un aprovisionamiento adaptado.
La evaluación sistemática de consumos y necesidades permite por otra parte controlar si se respetan los esquemas de prescripción y prevenir posible rupturas de stock.
Organización de una farmacia
Los objetivos son los mismos, que se trate de construir o acondicionar un local; de una farmacia central o de la farmacia de un centro de salud; sólo varían los medios que se deben emplear.
Locales
Es preciso diseñar locales funcionales que permitan asegurar:
- la protección de los stocks;
- la buena conservación de los medicamentos y el material;
- una gestión racional y fácil.
Características del almacén
Las dimensiones del almacén están determinadas por las necesidades de almacenamiento que a su vez dependen de:
- el número de medicamentos y materiales seleccionados;
- el número y la actividad de las estructuras aprovisionadas;
- la frecuencia del aprovisionamiento y de las entregas: cuanto más espaciados sean el aprovisionamiento y las entregas, más voluminosos serán los stocks y mayor el espacio necesario.
Más vale un almacén demasiado grande que demasiado pequeño. Un almacén exiguo no favorece el orden y dificulta el trabajo y la futura ampliación de los stocks en caso de aumento de la actividad. Contar aproximadamente 3 m2 de superficie de suelo por 1 m2 de superficie de almacenamiento.
La seguridad necesaria para la mercancía almacenada exige puertas, cerraduras, ventanas y techos sólidos.
La buena conservación de los medicamentos depende de la temperatura y humedad ambientales, condiciones muy frecuentemente difíciles de controlar en países tropicales.
- Es necesario una buena ventilación; ventiladores reducen sobre todo la humedad; aire acondicionado reduce el calor y la humedad.
- Es indispensable un cielo raso o techo bajo el tejado para reducir la temperatura; el espacio entre el tejado y el cielo raso debe estar ventilado.
- Las ventanas y otras aberturas deben estar protegidas para evitar la exposición directa de los medicamentos al sol.
- Los suelos deben ser de cemento (y si es posible, inclinados para facilitar el mantenimiento).
Organización interior del almacén
La organización debe ser lógica y en concordancia con el circuito de recepción, almacenamiento, distribución.
Estanterías y palets
Es indispensable disponer de estanterías sólidas y estables. En los países tropicales donde las termitas atacan a la madera, se recomienda utilizar estanterías metálicas. Estanterías metálicas son desmontables, es fácil adaptar los espacios entre los estantes al tamaño de las mercancías a colocar.
Los espacios entre los muros y las estanterías mejoran la ventilación.
Ningún producto o caja, aunque sea voluminosa, debe ser almacenado directamente sobre el suelo sino sobre palets que permiten la circulación del aire y confieren una protección contra la humedad.
Áreas de almacenamiento
En el interior del local, o en su defecto en un local contiguo, debe preverse áreas de almacenamiento.
- Área de almacenamiento de llegada: para el almacenamiento de las cajas, antes de desembalarlas, y antes de controlar la entrega y de realizar la inspección física de la calidad de los productos.
- Área de almacenamiento de salida: para el almacenamiento de los pedidos periféricos antes de su recogida. Cada destino tendrá una zona asignada en la que se guardarán las cajas hasta su distribución.
Estas dos áreas de almacenamiento deben estar situadas cerca de las vías de acceso para facilitar la manipulación.
Se recomienda también determinar un área para almacenar cajas vacías que servirán para el embalaje de los pedidos periféricos.
Zona(s) de trabajo
Debe identificarse zonas de trabajo donde controlar las entregas y preparar los pedidos.
Despacho
Se debe contar con un despacho, instalado cerca de la luz, dónde el responsable de la farmacia realice el trabajo administrativo y archive los documentos de gestión.
Organización de los medicamentos y del material
Almacenaje de los medicamentos que no requieran cadena de frío
El stock se coloca según la clasificación adoptada:
- medicamentos para vía oral
- medicamentos inyectables
- soluciones de perfusión
- medicamentos para uso externo y antisépticos
- desinfectantes
Dentro de cada grupo (orales, inyectables, etc.), los productos se clasifican por orden alfabético.
Cada producto debe tener un sitio bien delimitado e identificado con una etiqueta fija indicando el nombre del producto en DCI, la forma farmacéutica y dosificación. La designación de un lugar preciso para cada producto permite visualizar de inmediato la cantidad disponible y llamar la atención sobre una eventual ruptura de stock.
Prever suficiente espacio para cada producto.
Indicar sobre las cajas, de una manera bien visible (rotulador grueso), la fecha de caducidad. Situar en el fondo de las estanterías los productos que tengan una fecha de caducidad más lejana y delante los que van a caducar antes. Este método es indispensable para evitar que los productos caduquen durante su almacenamiento.
Para poder permitir a una persona no familiarizada con la DCI encontrar los productos en caso de urgencia o sustitución, se puede colocar una lista de nombres comerciales frente a sus DCI correspondientes, p. ej.:
Bactrim® ver co-trimoxazol
Clamoxyl® ver amoxicilina
Flagyl® ver metronidazol
Valium® ver diazepam
Almacenaje de los medicamentos controlados
Los estupefacientes y otros medicamentos controlados deben estar guardados en un armario cerrado con llave.
Almacenaje de los productos que requieran cadena de frío
Los productos que necesitan cadena de frío deben conservarse en frigorífico entre 2 °C y 8 °C: vacunas, immunoglobulinas, sueros, insulina, ergometrina, oxitocina, dinoprostona, algunos tests de laboratorio, etc.
Almacenamiento del material médico
Dada la gran diversidad en estos artículos, no utilizar el orden alfabético sino reagruparlos en subgrupos: material de inyección, de cura, suturas, material y reactivos de laboratorio, etc.
Almacenamiento de productos voluminosos
Colocar en su lugar normal algunas cajas e indicar en una etiqueta donde está situado el resto del stock (reservas). No dispersar las reservas de un mismo producto en varios sitios.
Gestión de una farmacia
Organización de las actividades
La dirección de la farmacia se confía a una sola persona que ha recibido una formación adecuada. Es la única persona con llaves de la farmacia y el armario de estupefacientes. Está asistida por uno, o varios, ayudantes en función de la carga de trabajo.
Las tareas y responsabilidades de cada persona deben ser definidas con precisión. Uno de los ayudantes debe ser capaz de sustituir al responsable si fuera necesario.
El calendario de actividades (pedidos, distribuciones, inventarios, eliminación de productos caducados, etc.) se programa de forma que se reparta la carga de trabajo lo más regularmente posible.
Gestión de stock
Ficha de stock
La ficha de stock es el principal instrumento de gestión. Se establece una ficha de stock para cada artículo (medicamento y material) y se pone al día a cada movimiento. Estas fichas permiten:
- identificar los movimiento del stock: entradas – salidas;
- conocer en cada momento el nivel teórico del stock;
- seguir el consumo de las diferentes estructuras de salud;
- planificar y elaborar correctamente los pedidos;
- determinar las pérdidas (diferencia entre el stock teórico y el stock real).
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